Assistant Business Support (all) 80%
Wir suchen eine:n proaktive:n und erfahrene:n Assistentin:en für den Bereich Business Support, der/die unser dynamisches Business Support-Team verstärkt. In dieser neu geschaffenen Position arbeitest du mit verschiedenen wichtigen Geschäftsbereichen zusammen – darunter Personalwesen, IT, Finanzen, Trading und mehr – und hast die Möglichkeit, umfassende administrative Unterstützung zu leisten und gleichzeitig zur reibungslosen Umsetzung strategischer Initiativen in einem kooperativen und schnelllebigen Umfeld beizutragen.
Deine Aufgaben
- Verwaltung komplexer Kalender und Terminplanung für Besprechungen mit mehreren Beteiligten
- Organisation von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiseplänen
- Planung und Durchführung interner Veranstaltungen, Workshops und strategischer Geschäftstreffen vom Konzept bis zur Fertigstellung
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Korrektur und Einreichung von Dokumenten für den Vorstand und den Verwaltungsrat
- Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen zur Genehmigung und genaue Verwaltung von Spesenabrechnungen
- Administrative Unterstützung für funktionsübergreifende Projekte und Initiativen
Funktion als zuverlässiger Ansprechpartner für die interne Koordination und Nachverfolgung
Dein Profil
- 5–10 Jahre Erfahrung in Führungs- oder Verwaltungsfunktionen
- Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz mit der Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Tools (Excel, Word, PowerPoint, M365)
- Nachweisliche Fähigkeit, selbstständig mit gesundem Urteilsvermögen und Diskretion zu arbeiten
- Anpassungsfähig und leistungsstark in schnelllebigen, sich ständig verändernden Umgebungen
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer kooperativen und einfühlsamen Herangehensweise