Büroleiter/in

Alpiq ist ein führender Schweizer Stromproduzent und Energiedienstleister mit Hauptsitz in Lausanne und europaweiter Präsenz. Das Unternehmen verfügt über ein vielfältiges Portfolio aus Wasserkraft, Kernkraft und erneuerbaren Energien. Über 1.300 Mitarbeitende aus fast 60 Nationen setzen sich für unser Ziel ein: «Gemeinsam für ein besseres Klima und mehr Versorgungssicherheit». In einer Kultur, die auf Vertrauen und Respekt basiert, stellen wir uns mutig der Herausforderung, immer besser zu werden. Wir glauben, dass dies eine bestimmte Einstellung und Charakterstärke, den Fokus auf den Menschen und eine andere Art, über Energie zu denken, erfordert.

Für unsere Berliner Zentrale in der Friedrichstraße suchen wir einen erfahrenen Office Manager. Sie berichten direkt an den Head of Northwest Europe (NWE) und sorgen durch effektive Koordination und Verwaltung für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags und unterstützen den Head of NWE.

Deine Aufgaben

• Sie sorgen für einen reibungslosen und professionellen Ablauf der täglichen Büroarbeiten, einschließlich der Begrüßung von Besuchern, der Verwaltung von Post und Lieferungen, der Koordination mit externen Anbietern und Lieferanten sowie der Beschaffung von Büromaterial.
• Sie unterstützen den Head of NWE auf hohem Niveau, einschließlich Terminverwaltung, Reisekoordination und anderen administrativen Aufgaben.
• Sie sorgen für einen reibungslosen Einstieg neuer Mitarbeiter, indem Sie Arbeitsplätze einrichten, Bürotools und -prozesse vorstellen und als Ansprechpartner für erste Fragen zur Verfügung stehen.
• Organisation von internen und externen Meetings, Länderbesuchen und Veranstaltungen – einschließlich der Buchung von Besprechungsräumen, der Erstellung von Teilnehmerlisten und der Überwachung der logistischen Vorkehrungen.
• Funktion als Ansprechpartner für alle Vorgänge im Zusammenhang mit Firmenfahrzeugen – Unterstützung der Mitarbeiter bei der Bestellung und Rückgabe von Fahrzeugen und Kommunikation mit Leasingpartnern.
• Bearbeitung eingehender Rechnungen durch erste Prüfung und Freigabe sowie Unterstützung beim Inkasso oder bei der Nachverfolgung, falls erforderlich.
• Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung bei der Bestellung, Verwaltung und Verteilung von Markenmaterialien und PR-Assets nach Bedarf.
• Flexible Unterstützung verschiedener Abteilungen bei einer Vielzahl von einmaligen Projekten und zeitkritischen Initiativen.

Dein Profil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Leitung des Bürobetriebs in einem schnelllebigen Umfeld: Verwaltung von Budgets, Büromaterial und Lieferantenbeziehungen, Sicherstellung eines kostengünstigen und effizienten Betriebs.
• Ausgeprägte organisatorische und multitaskingfähige Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unerwartete Herausforderungen mühelos zu bewältigen.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, fungieren als zentraler Ansprechpartner für Teams, Lieferanten und die Geschäftsleitung.
• Sicherer Umgang mit Bürosoftware und -systemen, einschließlich Microsoft Office, Sharepoint, OneDrive
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit einem praxisorientierten Ansatz zur Problemlösung und Leidenschaft für die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds
• Flüssige Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Muss